隐私声明

最后更新：2026年10月31日

本声明将由律师审阅；如有任何变更，我们会事先通知您。本声明亦备有英文版和马来文版。

1. 我们是谁

BOOK IN CHAT PTE. LTD.（UEN 202646792Z），地址：60 Paya Lebar Road #06-28, Paya Lebar Square, Singapore 409051（BookInChat 或我们）。我们为马来西亚和新加坡的美发店、养生店及皮肤和医美诊所（店家）提供人工智能辅助的接待（WhatsApp、Facebook Messenger 和 Instagram，以及 Threads 上的留言）、预约和店务管理平台。

数据保护官（Data Protection Officer）：Lee Cheng Han，dpo@bookinchat.com。您也可以致函上述地址联系数据保护官。一般客服请发电邮至 support@bookinchat.com。

2. 本声明的适用范围

本声明说明在我们决定个人资料的使用目的和方式时（即作为马来西亚《2010年个人资料保护法》（2024年修订）（马来西亚 PDPA）下的"资料控制者"及新加坡《2012年个人资料保护法》下的"机构"）如何处理个人资料。适用于：

A. 店主和店员：注册或使用 BookInChat 的人士；
B. 网站访客：访问我们网站的人士；
C. 店家的顾客（顾客），仅限于 BookInChat 自身的目的（第5条）。其他用途由店家决定，并适用店家自己的隐私声明；我们代表店家处理该等资料；
D. 商业联系人：与我们往来的人士，包括我们从公开的商家名录和目录（例如商家自己的网站、社交媒体页面或地图上的商家信息）取得其商业联系资料的商家。我们会使用这些资料，亲自上门或致电联系商家，介绍 BookInChat。商家同意后，我们才会通过 WhatsApp 发信息。其他营销信息只发给已选择同意的人士。如您希望我们停止联系您的商家并删除其资料，可在我们联系您时告知，或发送电邮至我们的数据保护官 dpo@bookinchat.com。

3. 我们收集的个人资料

A. 店主和店员： 姓名、电邮、电话或 WhatsApp 号码、职位、商家资料、登录和安全数据（包括 IP 地址）、订阅和账单记录（银行卡资料由 HitPay 处理，我们不储存）、客服往来信息、设置和同意记录、使用记录。来源： 您本人、邀请您的同事、HitPay。
B. 网站访客： IP 地址、浏览器和设备数据、浏览的页面、表单内容、Cloudflare Turnstile 人机验证信号。来源： 您本人；以及我们 Cookie 政策所述的必要 Cookie。如您接受分析 Cookie，我们也使用 Google Analytics（Google LLC，作为我们的处理者）统计访问量：浏览的页面、来源网站或推广活动、演示链接点击及其来源代码、大致位置（国家或城市）和设备类型，仅用于汇总报告。未经您同意，它不会加载。我们的演示 WhatsApp 链接会在预填信息中加入一个简短的来源代码（ref），让我们知道您来自哪个页面或来源。我们联系商家时，每一批次（同一时间联系的一组商家）共用一个代码，例如 "out-" 加上批次名称。该代码只告诉我们是哪一批次，而不是哪一家商家。
C. 顾客（用于我们自身目的）： WhatsApp 名称和号码，或在 Facebook Messenger、Instagram 和 Threads 上的名称、头像及 Meta 为店家专页或账户分配的账户 ID；信息（在 Threads 上指对店家自己帖子的公开回复）、语音留言、图片、店家在 BookInChat 中保存或导入的预约和记录（第6节）、技术和发送数据、退订记录。来源： 顾客通过 WhatsApp、Facebook Messenger、Instagram 或 Threads 提供；店家；Meta 和 Kapso。
D. 商业联系人： 姓名、职位、商业联系资料和往来信息。如您向我们的演示 WhatsApp 号码发送信息，还包括您的 WhatsApp 名称和号码、您的信息及其中的任何来源代码（ref）。来源： 您本人，或公开的商家名录和目录。

必须还是自愿？ A 类：账户、联系和账单资料是提供服务所必需的，缺少则无法开通或计费。营销同意属自愿。B 类：除必要 Cookie 外，其他 Cookie 属自愿。C 类：顾客如不愿与人工智能辅助的接待互发信息，可通过其他方式联系店家。

4. 使用目的

建立和管理账户、提供服务和客服支持（A）。
计费和收款；遵守会计和税务法规（A）。
安全、防范欺诈、垃圾信息和滥用，执行我们的条款（A、B、C）。
运营、维护和修复服务（A、C）。
使用去识别化数据改进我们的人工智能和产品（第5条）。
遵守法律、回应主管机关要求及处理法律索赔（全部）。
有关账单、安全和条款变更的服务通知（A）。
向店主和商业联系人发送营销信息（通过电邮或 WhatsApp）：仅在您选择同意（opt-in）后；可随时退订（A、D）。
使用公开的商业联系资料，亲自上门或致电联系商家，介绍 BookInChat（D）。商家可随时要求我们停止联系并删除其资料（第10条）。
营销来源统计： 网站分析（Google Analytics，仅在您通过 Cookie 横幅同意后）和我们演示 WhatsApp 链接中的来源代码（ref），了解哪些页面和来源带来演示请求。我们只使用汇总报告，即按页面、来源和代码统计的数量，不含姓名或号码（B、D）。
网站或员工应用程序中使用 Cookie 的广告工具（如 Meta Pixel 或 Google Ads）：仅在您通过 Cookie 横幅同意后（A、B）。

我们不出售个人资料，也不使用顾客资料向顾客推销。

5. 顾客：BookInChat 自身目的下的处理

店家为其业务目的控制其顾客资料。BookInChat 作为独立控制者，亦为以下有限目的负责：

运营服务： 确保服务正常运行、修复错误、支持店家。
安全与诚信： 侦测垃圾信息、滥用、欺诈和安全事件，并执行 STOP 退订请求。
法律： 遵守法律和合法要求。
以去识别化数据训练和改进该店家本身的助理： 除非店家选择退出（或您提出反对），我们可从某店家的对话和预约中生成去识别化数据，用于训练和改进运行该店家本身助理的人工智能。这包括在我们自己的服务器上，或将来在我们运营的数据中心内，对我们自己的人工智能模型进行微调。这些数据绝不会用于训练或改进其他店家的助理或任何共享模型。
- 去识别化 指我们删除或替换姓名、电话号码、WhatsApp ID、地址、证件号码和付款号码及其他个人识别信息，将日期和罕见细节概括化，删除图片和音频，且不保留任何可回溯到个人的密钥。数据会标记来源店家，因此只用于该店家，并可在店家选择退出时删除。我们不会尝试重新识别任何人，并禁止他人这样做。
- 健康资料、诊所资料及其他敏感资料一律排除，无论店家是否选择退出。如您是诊所的病人，您的健康资料仅用于为您提供服务，绝不会用于改进 BookInChat。
- 店家停止使用后，去识别化数据可继续保存，除非店家已选择退出。
- 店家可发送电邮至 support@bookinchat.com 选择退出；我们随即停止使用其数据，并删除标记为该店家的去识别化数据。
- 顾客可通过店家或发送电邮至 support@bookinchat.com 反对此用途，反对将在 5 个工作日内生效。
- 对于经 WhatsApp 传来的数据，我们只在 Meta 的 WhatsApp Business Platform 条款允许的范围内用于改进。

您作为顾客的选择。 在店家的 WhatsApp、Messenger 或 Instagram 对话中回复 STOP，即可停止该店家在该对话中的所有自动信息（助理回复、提醒和预约通知），直至您回复 START。助理并非紧急服务，也不提供医疗建议；如需紧急帮助，请勿等待对话回复。您可随时要求与真人对话。顾客如需查阅、更正或删除其资料，一般应先联系店家；也可发电邮至 dpo@bookinchat.com 联系我们的数据保护官；涉及店家用途的请求，我们会转交店家。

6. 资料接收方

人工智能模型供应商（仅通过我们自己的人工智能网关 LiteLLM 访问）：我们使用以下一家或多家：NUS SoC LaaS（新加坡国立大学计算机学院）、Alibaba Cloud Model Studio（Qwen）、Google（Gemini API）、OpenAI（OpenAI API）和 Anthropic（Claude API）。它们读取信息、转录语音留言，并在诊所以外读取图片，以理解和回复信息及起草回复。NUS SoC LaaS 和 Google（Gemini API）是我们的主要人工智能供应商：每项人工智能任务都在 NUS 或 Google Gemini 上运行，以该任务测试较充分的一方为准；在已配置的情况下，另一方提供后备。部分店家由 OpenAI 优先起草回复和协助预约，上述供应商作为后备。Anthropic 只会在某项任务测试表现较佳后才用于该任务；下方列表会注明。语音留言先由 Google 转录（语音留言以音频形式发送），NUS SoC LaaS 作为后备；信息文字在适用情况下会经过遮蔽处理。在诊所，这包括病人同意诊所通知后所提供的健康资料。次级处理者名单列出目前的供应商及其处理地点；新增或更换供应商前，我们会至少提前 3 小时通知店家。
- 目前各项任务的供应商（首先使用的供应商；如已配置，另一家作为后备）：检查信息是否涉及紧急或医疗内容并加以分类：NUS SoC LaaS；筛查企图滥用助理的信息：NUS SoC LaaS；协助预约：NUS SoC LaaS；撰写回复：Google（Gemini API），后备为 NUS SoC LaaS；在回复发出前进行检查：NUS SoC LaaS；转录语音留言：Google（Gemini API），后备为 NUS SoC LaaS；读取图片（诊所一律不读取）：NUS SoC LaaS；后台摘要和搜索：NUS SoC LaaS；部分店家撰写回复和协助预约：首先使用 OpenAI（OpenAI API）；Anthropic（Claude API）：目前尚未用于任何任务。
- 处理地点和保存期限： NUS SoC LaaS 在其配置使用的地点处理资料，可能包括新加坡和马来西亚以外的地区。Google（Gemini API）可能在 Google 或其次级处理者设有设施的任何国家处理资料，并仅为侦测滥用而在有限期间内保存提示和回复。OpenAI（OpenAI API）和 Anthropic（Claude API）在美国处理资料；根据其 API 条款，它们不会使用我们的 API 资料训练其模型，并仅在有限期间（最长 30 天）内保存，主要用于侦测滥用，仅在法律或安全调查要求时保存更久。各供应商保存资料的期限由其条款规定；详见次级处理者名单。
其他服务供应商（次级处理者）： 新加坡服务器托管（Unihost）、Cloudflare（网络防护、人机验证和 R2 文件储存）、Kapso（通过其连接的号码所用的 WhatsApp 连接）、Meta（WhatsApp，包括我们直接连接的 WhatsApp Cloud API，作为我们的处理者；以及 Facebook Messenger、Instagram 和 Threads）、Resend（电邮）、Sentry（错误报告）、HitPay（订阅计费），以及对接受分析 Cookie 的网站访客而言的 Google（Google Analytics）。详见次级处理者名单（含各自用途及所在地）。
与顾客往来的店家。
负责信息传送的 Meta（WhatsApp、Facebook Messenger、Instagram 和 Threads）；Meta 亦根据其自身政策处理资料。
法律要求时的主管机关、法院和顾问。
我们业务的买方或承继者（须遵守保密义务）。

店家导入的记录。 店家可将其以往的记录导入 BookInChat：过往的 WhatsApp 对话（来自 WhatsApp Business Platform 或 WhatsApp 聊天导出文件），以及来自其他系统的顾客和预约名单。我们代表店家处理这些记录，与其其他顾客资料相同，并由店家确认其有权转移这些记录。导入名单中的顾客在自己主动联系店家之前，不会收到 BookInChat 发出的任何自动信息；营销偏好不会被导入；导入名单中的身份证和护照号码会被删除；上传的顾客名单文件在导入完成后即被删除。

7. 跨境传输（马来西亚境外）

我们的服务器位于新加坡，这本身即属于传输至马来西亚境外。部分供应商在美国、智利（Kapso）以及其全球网络所在的其他国家（Cloudflare、Meta，以及经您同意后用于网站分析的 Google）处理资料。人工智能处理。 第6节所列的人工智能模型供应商可能在马来西亚和新加坡境外（例如美国或供应商运行其模型的任何地点）处理信息，包括诊所的健康资料。对于这些传输，我们依赖与各供应商订立的合同条款（其数据处理条款）以及供应商公布的 API 数据条款。Alibaba Cloud 和 Google（付费 Gemini API）均在其公布的条款中表示，未经我们同意，不会使用我们的 API 数据训练或改进其模型。次级处理者名单列出目前的供应商及其处理地点；新增或更换供应商前，我们会至少提前 3 小时通知店家。

我们仅在马来西亚 PDPA 第129条允许的基础上传输资料，并以书面合同要求对方提供同等保护。您可向我们的数据保护官索取详情。

8. 保存期限

店家账户和用户资料：账户有效期间保存。账户终止后，店家可在 90 天内导出其资料。该期限结束后（由我们的每日任务处理，通常在数天内），店家用户将无法再访问该账户；没有其他有效 BookInChat 账户的用户，其姓名、电邮地址和电话号码会替换为编码（假名化）值，并无法再登录。店家的名称、网址和品牌资料也会替换为编码值。
代店家保存的顾客资料：账户有效期间按店家设置保存。店家账户终止后的 90 天导出期结束后（由我们的每日任务处理，通常在数天内），我们会：(1) 删除店家的 WhatsApp、Instagram、Facebook Messenger 和 Threads 信息、其中发送的文件（例如语音留言和照片）、为这些信息生成的回复草稿，以及我们保存的原始副本；同时删除诊所健康备注、助理的对话摘要（包括已删除对话的摘要）、助理的记忆笔记（记住的偏好和顾客记忆卡）、助理回复草稿的文字、员工对助理回复所写的备注，以及导入的顾客文件内容；(2) 将顾客的姓名、联系资料和用户名，以及店家顾客名单、预约、预约邀约、临时取消和爽约记录及顾客档案中的姓名和备注替换为编码（假名化）值；从收据中移除顾客姓名；并从诊所健康警报记录中移除员工备注以及对话和顾客的关联；(3) 仅保留：收据和付款凭证，按法律要求的期限保存（见下一项）；诊所健康警报记录（警报类型、级别和时间）作为安全记录保存 7 年；对话同意及 STOP（退订）记录，连同其适用的对话标识；法律索赔或法律保全所需的资料（以相关记录的独立副本保存，直至事项了结）；以及审计记录。在店家账户终止后最多 12 个月内，店家的其他记录在 (2) 所列资料编码后保留（预约、顾客档案、付款、储值和配套记录、排班表上的员工姓名、其他已存储的文件（文件名已编码），以及已建立的搜索索引）；编码资料仍属于个人资料，我们仅将这些编码记录用于在整个服务中侦测欺诈和滥用行为。账户终止满 12 个月后，我们的每日任务会按顾客删除请求的方式删除每位顾客的记录：仅保留 (3) 所列的记录、不再含有任何顾客资料的预约、配套和付款记录行，以及与顾客无关的店家自身记录（排班表上的员工姓名、店家的文件和已建立的搜索索引）。
发票和会计记录：按法律要求的期限保存；顾客为订金和充值发送的付款凭证（收据截图、发票照片）依法自结清之日起保存 7 年作为财务记录，即使收到删除请求（包括通过 Meta 或 WhatsApp 提出的数据删除请求）也不例外。收到此类请求后，凭证的访问将受到限制（店家员工无法再查看），并在 7 年期满时删除。
语音留言： 顾客的语音留言由我们的 AI 模型提供商转写成文字，转写文字与其他信息一样保存。音频本身保存 90 天，供店家员工重听，之后自动删除（如顾客资料被删除则更早删除）。
退订和同意记录：在需要继续执行的期间内保存。
安全日志：仅在保障服务安全所需的期间内保存。
网站分析（Google Analytics，仅在您同意后）： 事件级数据保存14个月（我们的 Google Analytics 设置），之后由 Google 删除；汇总报告可能保存更久。
来自公开名录、未成为店家的商业联系人： 自我们最后一次联系起满一年后删除；如商家要求我们停止联系或删除其资料，则立即删除。我们只保留该请求的记录，以免再次联系该商家。
演示对话： 向我们的演示 WhatsApp 号码发信息但未成为店家的人士，其对话在最后一条信息后满 2 年删除；如您要求删除，则立即删除。
去识别化数据： 店家停止使用后可继续保存，除非店家已选择退出。
备份：在正常备份周期内覆盖。

9. 安全

我们采用传输加密、加密备份、各店家之间的数据隔离、基于角色的访问控制和日志记录。我们采取措施，避免信息内容进入我们的日志。如发生影响您的资料外泄事件，我们将按法律要求通知您和主管机关。

10. 您的权利

在法律允许的范围内，您有权：查阅您的个人资料；更正不准确的资料；撤回同意（包括营销）；反对可能造成重大损害或困扰的处理；停止直接营销；以及在技术可行的范围内要求资料可携。任何人都可要求我们停止联系其商家并删除其资料（第2条 D）。

方式： 发送电邮至我们的数据保护官 dpo@bookinchat.com，或致函我们的地址。我们可能需要核实您的身份，查阅或导出请求将在 5 个工作日内答复，其他请求将尽快在法律允许的期限内回复。在法律允许的情况下，查阅请求可能收取合理费用，并会先提供估算；更正免费。

监管机构： 新加坡：个人资料保护委员会（Personal Data Protection Commission，www.pdpc.gov.sg）。马来西亚：个人资料保护局，即个人资料保护专员（Jabatan Perlindungan Data Peribadi，www.pdp.gov.my）。

11. 营销、Cookie 和儿童

我们仅在获得同意后向店主和商业联系人发送营销信息（如电邮和 WhatsApp），每封营销电邮均附退订链接。我们也可能亲自上门或致电联系商家，介绍 BookInChat（见第2条 D）。我们的员工应用程序只使用必要 Cookie。我们的网站使用必要 Cookie，并仅在您于 Cookie 横幅点击“接受分析”后使用 Google Analytics Cookie（见第3条 B）。您可随时通过网站每个页面底部的 Cookie 设置链接撤回同意。日后可能加入广告 Cookie（如 Meta Pixel 或 Google Ads），但只会在您通过 Cookie 横幅同意后启用，详见 Cookie 政策。BookInChat 并非面向儿童；店家账户用户须年满18岁。